La gestion des produits et de l’inventaire est uniquement disponible dans la version ordinateur/tablette de Booksy Biz. L’accès à la gestion de l’inventaire est accordé au Propriétaire, au Gérant et au Réceptionniste.

Ajouter des catégories de produits

Une bonne structuration des catégories et sous-catégories vous aidera à gérer votre stock plus facilement. Lorsque vous créez ou modifiez un produit, vous pouvez le classer dans une catégorie ou sous-catégorie.

Pour ajouter une nouvelle catégorie ou sous-catégorie de produits :

1. Rendez-vous dans Configuration.
2. Sélectionnez Inventaire.
3. Restez dans l’onglet Catégories de produits.
4. Cliquez sur Ajouter une catégorie.
5. Saisissez le nom de la catégorie.
6. S’il s’agit d’une sous-catégorie, sélectionnez la catégorie associée dans le champ en dessous.
7. Enregistrez.

Petite astuce : Vous pouvez modifier l’ordre des catégories et leur position dans la structure, en faisant glisser les catégories dans la liste à l'aide de l'icône à trois lignes.

Ajouter des fournisseurs

Un Fournisseur par défaut est automatiquement ajouté dans l’inventaire. Ce nom apparaîtra dans les documents d’inventaire si vous ajoutez des produits manuellement ou si vous n’indiquez pas le nom d’un autre fournisseur au moment de recevoir votre livraison. Vous pouvez également ajouter plusieurs fournisseurs.

Pour ajouter un nouveau fournisseur :

1. Rendez-vous dans Configuration.
2. Sélectionnez Inventaire.
3. Rendez-vous dans l’onglet Fournisseurs.
4. Cliquez sur le bouton + en bas à droite.
5. Ajoutez le nom, l’adresse, la ville et le code postal du fournisseur. Les autres champs sont facultatifs.
6. Enregistrez.

Ajouter des marques de produits

Lorsque vous créez ou modifiez un produit, vous pouvez lui attribuer une marque.

Pour ajouter une nouvelle marque :

1. Rendez-vous dans Configuration.
2. Sélectionnez Inventaire.
3. Rendez-vous dans l’onglet Marques de produits.
4. Cliquez sur le bouton + en bas à droite.
5. Ajoutez le nom de la marque. Vous pouvez également ajouter une photo ou le logo de la marque.
6. Enregistrez.

Ajouter des lieux de stockage

Par défaut, tous les produits sont ajoutés dans le Lieu de stockage par défaut créé automatiquement. Si vous stockez vos produits à plusieurs endroits, vous pouvez ajouter un nouveau lieu de stockage pour mieux les gérer.

Pour ajouter un nouveau lieu de stockage :

1. Rendez-vous dans Configuration.
2. Sélectionnez Inventaire.
3. Rendez-vous dans l’onglet Lieux de stockage.
4. Cliquez sur le bouton + en bas de l’écran.
5. Ajoutez le nom du lieu de stockage.
6. Précisez le type de produits stockés :
   • Produit à usage interne – produits utilisés lors des prestations, qui n’ont pas vocation à être vendus.
   • Produit à vendre – produits destinés exclusivement à la vente aux clients.
   • Autre – choisissez si vous souhaitez à la fois stocker des produits à usage interne et des produits à vendre à cet endroit.
7. Indiquez s’il s’agit du Lieu de stockage par défaut – si oui, chaque opération d’inventaire (p. ex. livraison) entraînera l’ajout des produits à cet endroit.
8. Ajoutez le pays, la ville, l’adresse et le code postal du lieu.
9. Enregistrez.

Petite astuce : Vous pouvez déplacer les produits d’un lieu de stockage à l’autre en procédant à un Transfert interne de stocks.

Générer des rapports sur les niveaux de stock

Dans l’onglet Lieux de stockage, vous pouvez générer deux types de rapports :

• Rapport de stock disponible – un rapport sur les produits actuellement disponibles en stock.
• Rapport de niveau de stock bas – si vous avez fixé un niveau de stock minimum au moment d’ajouter des produits, ce rapport indiquera les produits qui ont atteint ou sont passés en dessous de ce niveau minimum.

Les deux rapports peuvent être générés pour un lieu de stockage sélectionné (bouton « Envoyer le rapport ») ou pour tous les lieux de stockage (bouton « Rapport complet »). Les rapports sont envoyés automatiquement à l’adresse e-mail du Propriétaire.

Gérer la numérotation des documents

Vous pouvez personnaliser le nom (préfixe) et la numérotation des documents d’inventaire. Par exemple, si vous aviez déjà 3 documents de transfert interne de stocks avant d’utiliser Booksy Biz, vous pouvez démarrer la numérotation à partir de 4.

Remarque : Modifier la numérotation est seulement possible si le type de document concerné n’a pas encore été créé dans le système. Une fois le premier document généré, vous pouvez uniquement modifier le préfixe. Cette restriction permet d’éviter les doublons dans les numéros de document.

Pour personnaliser la numérotation des documents :

1. Rendez-vous dans Configuration.
2. Sélectionnez Inventaire.
3. Rendez-vous dans l’onglet Numérotation des documents.
4. Ajustez la numérotation.
5. Enregistrez.