En tant que propriétaire d’entreprise, vous avez la possibilité d’attribuer à votre équipe différents niveaux d’accès dans Booksy. Ce guide vous donne une présentation claire des cinq niveaux de permission disponibles pour vos collaborateurs, avec une description de ce que chaque rôle permet ou ne permet pas de faire, et des options de personnalisation dont vous bénéficiez.
Notez que les rôles de Propriétaire et de Gérant sont les seuls permettant d’inviter des collaborateurs à utiliser Booksy et d’accorder ces permissions.
Les niveaux de permission restent les mêmes, selon que vous les configuriez sur l’application mobile Booksy Biz ou sur la version Web/tablette.
Vous disposez de plusieurs options de personnalisation pour les niveaux Collaborateur de base, Collaborateur et Réception, une fois que vous les avez choisis.
Propriétaire et Gérant
Le niveau de permission Propriétaire est automatiquement attribué à la personne qui a créé le compte Booksy. Un Gérant a quasiment les mêmes permissions que le Propriétaire, hormis quelques exceptions notables. Les deux niveaux donnent un contrôle administratif total sur le compte Booksy de l’entreprise.
Ce qu’un Propriétaire ou un Gérant peut faire :
- Contrôle total : Accéder pleinement à toutes les options de Booksy.
- Agenda et prise de rendez-vous : Accéder à son propre agenda et y faire des réservations, et voir, réserver et gérer les rendez-vous pour tous les collaborateurs, ainsi que les équipements.
- Gestion des clients : Ajouter et inviter de nouveaux clients, accéder à toutes les données clients (comme les coordonnées) et les modifier, et fusionner les doublons de fiches clients.
- Encaissement, finance et rapports : Administrer toutes les options d’encaissement, encaisser n’importe quel rendez-vous, visualiser toutes les transactions, créer et vendre des cartes cadeaux et des forfaits de prestations, accéder au Portefeuille business, avec toutes les informations importantes liées aux Paiements Booksy, et consulter et télécharger tous les rapports d’entreprise.
- Collaborateurs et équipements : Ajouter de nouveaux collaborateurs, attribuer des niveaux de permission, gérer tous les collaborateurs et les équipements, superviser les horaires et gérer les commissions.
- Marketing : Créer des campagnes marketing par e-mail/SMS et sur les réseaux sociaux, et mettre en place des promotions.
- Inventaire : Gérer tout l’inventaire.
- Configuration du profil et de l’établissement : Administrer tous les paramètres de l’entreprise et les vérifications de compte, ajouter des photos au portfolio et répondre aux avis clients.
Ce qu’un Gérant ne peut pas faire :
- Les Gérants ne peuvent pas modifier le profil du Propriétaire.
- Les Gérants ne peuvent pas gérer l’abonnement du compte.
Les Gérants ne peuvent pas accéder aux paramètres de sécurité, où le Propriétaire peut configurer des alertes qui se déclenchent lorsque des collaborateurs consultent trop de données clients.
Réception
Le rôle de Réceptionniste comprend toutes les permissions d’un Collaborateur, avec un accès à des options de gestion d’entreprise supplémentaires, ce qui lui permet de gérer efficacement les opérations de la réception.
Ce qu’un Réceptionniste peut faire :
- Agenda et prise de rendez-vous : Accéder à son propre agenda et y faire des réservations, et voir, réserver et gérer les rendez-vous pour tous les collaborateurs, ainsi que les équipements (cette capacité peut être personnalisée et activée ou désactivée par le Propriétaire ou le Gérant pour chaque Réceptionniste).
- Gestion des clients : Ajouter et inviter de nouveaux clients, fusionner les doublons de fiches clients, et accéder à toutes les données clients et les modifier, avec suivi enregistré de l'accès à ces données (cette capacité peut être personnalisée et activée ou désactivée par le Propriétaire ou le Gérant pour chaque Réceptionniste).
- Encaissement et finance : Encaisser n’importe quel rendez-vous, visualiser toutes les transactions, et créer et vendre des cartes cadeaux et des forfaits de prestations.
- Collaborateurs et équipements : Afficher tous les collaborateurs et les équipements en mode lecture seule.
- Marketing : Créer des campagnes marketing par e-mail/SMS et sur les réseaux sociaux, et mettre en place des promotions.
- Inventaire : Gérer tout l’inventaire.
- Profil : Ajouter des photos du portfolio au profil de l’entreprise et répondre aux avis clients.
Ce qu’un Réceptionniste ne peut pas faire :
- Administrer les options d’encaissement.
- Accéder au Portefeuille business ou au Portefeuille personnel.
- Gérer les horaires ou les commissions de collaborateurs.
- Consulter ou télécharger les rapports d’entreprise.
Administrer les paramètres de l’entreprise ou les vérifications de compte.
Collaborateur
Collaborateur est un niveau de permission qui offre un éventail de capacités supérieur à celui de Collaborateur de base, mais qui possède des limites importantes concernant les données sensibles et les fonctions de gestion d’entreprise. Ce rôle peut convenir à un membre de l’équipe qui doit gérer ses propres rendez-vous et aider à la gestion des clients et des rendez-vous de l’entreprise.
Ce qu’un Collaborateur peut faire :
- Agenda et prise de rendez-vous : Accéder à son propre agenda et y faire des réservations, et voir, réserver et gérer les rendez-vous pour tous les autres collaborateurs, ainsi que les équipements (cette capacité peut être personnalisée et activée ou désactivée par le Propriétaire ou le Gérant pour chaque Collaborateur).
- Gestion des clients : Ajouter et inviter de nouveaux clients. et accéder à toutes les données clients et les modifier, avec suivi enregistré de l'accès à ces données (cette capacité peut être personnalisée et activée ou désactivée par le Propriétaire ou le Gérant pour chaque Collaborateur).
- Encaissement et finance : Encaisser n’importe quel rendez-vous, visualiser toutes les transactions, vendre des cartes cadeaux, créer et vendre des forfaits de prestations, et accéder à son Portefeuille personnel, avec la valeur des paiements qu'il a personnellement traités, et l’historique de ses propres transactions.
Ce qu’un Collaborateur ne peut pas faire :
- Fusionner les fiches clients.
- Administrer les options d’encaissement.
- Accéder au Portefeuille business.
- Consulter ou modifier les modèles de cartes cadeaux, ou en ajouter.
- Gérer ou voir les collaborateurs et les équipements.
- Gérer les horaires ou les commissions de collaborateurs.
- Consulter ou télécharger les rapports d’entreprise.
- Créer des campagnes marketing par e-mail/SMS et sur les réseaux sociaux, ou mettre en place des promotions.
- Gérer les inventaires.
- Ajouter des photos au portfolio ou répondre aux avis clients.
Administrer les paramètres de l’entreprise ou les vérifications de compte.
Collaborateur de base
Collaborateur de base est le niveau de permission le plus restreint. Il est prévu pour les collaborateurs qui ont seulement besoin de gérer leur propre agenda et leurs propres rendez-vous, sans accès aux autres données de l’entreprise.
Ce qu’un Collaborateur de base peut faire :
- Agenda et prise de rendez-vous : Accéder à son propre agenda et y faire des réservations, et voir uniquement les notifications concernant ses rendez-vous.
- Gestion des clients : Créer de nouvelles fiches clients à partir de la fenêtre des détails du rendez-vous, et saisir les coordonnées.
- Finance : Accéder à son Portefeuille personnel, avec la valeur des paiements qu'il a personnellement traités, et l’historique de ses propres transactions.
- Encaissement: Encaisser ses rendez-vous (cette capacité peut être personnalisée et activée ou désactivée par le Propriétaire ou le Gérant pour chaque Collaborateur de base).
Ce qu’un Collaborateur de base ne peut pas faire :
- Gérer ou voir les agendas des autres collaborateurs.
- Consultez les coordonnées de tout client après leur saisie initiale.
- Fusionner les fiches clients.
- Administrer les options d’encaissement.
- Accéder au Portefeuille business.
- Consulter ou modifier les modèles de cartes cadeaux, ou en ajouter.
- Gérer ou voir les collaborateurs et les équipements.
- Gérer les horaires ou les commissions de collaborateurs.
- Consulter ou télécharger les rapports d’entreprise.
- Créer des campagnes marketing par e-mail/SMS et sur les réseaux sociaux, ou mettre en place des promotions.
- Gérer les inventaires.
- Ajouter des photos au portfolio ou répondre aux avis clients.
Administrer les paramètres de l’entreprise ou les vérifications de compte.
Pour modifier les permissions d’un collaborateur :
Booksy Biz (Web / application sur tablette) :
- Rendez-vous dans Collaborateurs et équipements.
- Sélectionnez le Collaborateur.
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon.
- Ouvrez le menu Niveau de permission et sélectionnez le niveau que vous souhaitez attribuer.
Booksy Biz (application mobile) :
- Rendez-vous dans Profil.
- Ouvrez la section Configuration.
- Sélectionnez Gestion des collaborateurs.
- Sélectionnez un Collaborateur, puis choisissez quel niveau de permission vous souhaitez lui attribuer sous Rôle et autorisations.