Dane muszą być przechowywane przez określony czas i odpowiednio zabezpieczone. Standardowo dokumentację przechowuje się przez 20 lat, ale mogą obowiązywać wyjątki:

• 30 lat, gdy dokumentacja dotyczy pacjenta, który zmarł wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, lub zawiera dane do monitorowania losów krwi i jej składników.
• 10 lat, gdy poza dokumentacją medyczną pacjenta przechowywane są tylko zdjęcia rentgenowskie.
• 22 lata, gdy dokumentacja dotyczy dzieci do ukończenia 2. roku życia.